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TITOLO II - Il diritto di accesso agli atti ed ai documenti amministrativi
INDICE
TITOLO II
IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
CAPO I
DEFINIZIONE DI ACCESSO E DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
» Art. 14 Oggetto del diritto di accesso
» Art. 15 Nozione di documento
» Art. 16 Atti sottratti all'accesso
CAPO II
LEGITTIMAZIONE ALL'ACCESSO
» Art. 17 Titolarità del diritto all'accesso
» Art. 18 Formalizzazione della richiesta
» Art. 19 Modalità e termini dell'accesso
» Art. 20 Accesso mediante riproduzione dell'atto
» Art. 21 Modalità di comunicazione dell'esclusione, limitazione e differimento della richiesta di accesso
CAPO III
MODALITÀ DI FACILITAZIONE DELL'ACCESSO
» Art. 22 Principi generali delle relazioni con il pubblico
» Art. 23 Comunicazione d'ufficio in fase di avvio, in corso ed a conclusione del procedimento
» Art. 24 Strutture e strumenti di informazione, accoglienza e consulenza a supporto delle relazioni con il pubblico
» Art. 25 Rilevazione sulla soddisfazione dell'utenza
DISPOSIZIONI FINALI
» Art. 26 Tabelle allegate
» Art. 27 Entrata in vigore
» NOTE
TITOLO II
IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
CAPO I
DEFINIZIONE DI ACCESSO E DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
ART. 14
Oggetto del diritto di accesso
1. L'accesso agli atti, documenti e provvedimenti dell'Amministrazione provinciale consiste nel prendere visione ed eventualmente ottenere copia degli stessi.
2. E' ammesso l'accesso a tutti gli atti, documenti e provvedimenti dell'Amministrazione provinciale ad eccezione di quelli elencati al successivo art. 16).
3. Il diritto di accesso viene esercitato nei confronti dei responsabili dei procedimenti, individuati nella tabella allegata o del dirigente che detiene stabilmente l'atto.
4. Si richiama il dovere dei dipendenti provinciali all'osservanza del segreto d'ufficio.
ART. 15
Nozione di documento
1. Per documento, nei confronti del quale si garantisce l'esercizio del diritto di cui all'articolo precedente, si intende qualsiasi rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di ogni altra specie che riveste il contenuto di atto, anche interno, formato dalla Provincia di Milano, o dalla stessa utilizzato (propedeutico, strumentale, ausiliario ecc.) ai fini dell'attività amministrativa.
2. Sono "provvedimenti adottati" tutti quelli conclusivi di un procedimento, ossia le deliberazioni, le determinazioni, le licenze, le autorizzazioni, i contratti, le ordinanze-ingiunzioni ed in genere tutti gli atti e provvedimenti conclusivi di un procedimento amministrativo che siano produttivi di effetti giuridici.
3. Non sono "provvedimenti adottati" le relazioni, le segnalazioni, i pareri, le denunce, i progetti di opere pubbliche non ancora deliberati e tutti gli atti interni o comunque propedeutici o di base per l'emanazione o l'adozione di un provvedimento conclusivo.
4. I provvedimenti di cui al precedente comma 3 sono comunque soggetti al diritto d'accesso qualora contenuti o richiamati nei documenti di cui al comma 1.
ART. 16
Atti sottratti all'accesso
1. E' precluso l'accesso a documenti espressamente riservati per legge o per altra disposizione normativa vigente ed in particolare della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
2. Sono in ogni caso esclusi dal diritto di accesso:
a. atti relativi ai fascicoli personali, alla salute, a procedimenti disciplinari dei dipendenti. In particolare sono sottratti all'accesso tutti i documenti relativi alla carriera, al trattamento economico, alla vita privata dei dipendenti, ad eccezione dell'informazione circa la qualifica e la struttura di appartenenza, e dei collaboratori professionali anche esterni, aventi, a qualsiasi titolo un rapporto di lavoro con la Provincia, nonché di soggetti estranei all'Amministrazione, membri di organi collegiali e commissioni presso la Provincia; resta salvo il diritto di accesso del dipendente ai documenti che lo interessano direttamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
b. atti inerenti procedimenti amministrativi che riguardano l'attività contrattuale della Provincia, salvo diversa disposizione di legge. In particolare sono sottratti all'accesso i documenti relativi a gare per l'aggiudicazione di lavori e forniture di beni e servizi, che possano pregiudicare la sfera di riservatezza dell'impresa in ordine ai propri interessi professionali, finanziari, industriali e commerciali; per un'adeguata tutela degli interessi richiamati, l'accesso è consentito mediante estratto dei verbali di gara esclusivamente per le notizie riguardanti la stessa impresa richiedente, l'elenco delle ditte invitate e le relative offerte economiche, l'indicazione della ditta aggiudicataria e la motivazione dell'aggiudicazione. Al fine di salvaguardare il corretto ed imparziale svolgimento delle operazioni di gara, l'accesso ai relativi documenti è differito al momento della comunicazione dell'aggiudicazione, salvi i casi di pubblicità per legge degli atti infraprocedimentali;
c. atti preparatori nel caso di formazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione per i quali restano ferme le particolari norme che ne regolano la formazione;
d. atti meramente interni, cioè privi di rilevanza generale, non costituenti presupposti dell'atto né nello stesso espressamente indicati;
e. atti relativi a procedimenti in corso per i quali è necessario salvaguardare esigenze di riservatezza della Provincia, specie nella fase preparatoria del provvedimento, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa;
f. documenti relativi a procedure concorsuali, ad eccezione degli atti, o della parte di essi, che riguardino il concorrente; l'accesso è in ogni caso differito al momento dell'emanazione del formale provvedimento di approvazione degli atti;
g. documenti in possesso dell'Amministrazione o attribuibili all'Amministrazione quale parte in un processo civile, penale, amministrativo e/o fiscale, in relazione allo svolgimento, da parte dei suoi dipendenti, di attività legale o giudiziali, o di altra attività per la quale sia previsto dall'ordinamento il rispetto del segreto professionale;
h. documenti relativi ad atti stipulati dall'Amministrazione secondo la disciplina privatistica, ove ciò sia di pregiudizio agli interessi indicati nell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 (vedi nota) e nell'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 (vedi nota);
i. documenti relativi all'operato di organi e commissioni di studio e controllo dell'attività amministrativa che non vengano acquisiti nel procedimento quali presupposti del provvedimento finale;
j. ogni altro documento comunque in possesso dell'Amministrazione, riguardante la vita privata, la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
k. i verbali delle sedute della Giunta provinciale, mentre sono liberamente consultabili le deliberazioni della Giunta e del Consiglio;
l. resta ferma la facoltà dell'Amministrazione di differire il diritto d'accesso ai documenti secondo quanto previsto dall'art. 21) del presente regolamento
3. Il diritto di accesso risulta, altresì, limitato ai sensi della normativa vigente in materia di diritti d'autore e proprietà intellettuale.
CAPO II
LEGITTIMAZIONE DELL'ACCESSO
ART. 17
Titolarità del diritto all'accesso
1. Chiunque abbia un interesse giuridicamente rilevante alla esibizione di un documento, può richiederlo verbalmente al Responsabile del procedimento, previa identificazione personale ed indicazione degli estremi dell'atto richiesto.
2. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra idonea modalità.
3. Quando l'esibizione immediata del documento comporta aggravio nella speditezza del procedimento o non ricorrono le condizioni indicate nei precedenti commi, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sulla accessibilità del documento, il richiedente è invitato a presentare domanda formale e viene concordato con lo stesso il tempo di risposta comunque non superiore a 30 giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente.
4. La domanda motivata deve fornire indicazioni precise sull' identità del richiedente o di chi lo rappresenta e sul suo indirizzo, sugli estremi del documento oggetto della richiesta e comprovare, se necessario, la sussistenza dell'interesse all'accesso. Deve inoltre specificare il tipo di accesso richiesto (esibizione e/o copia del documento; carta semplice o bollo).
ART. 18
Formalizzazione della richiesta
1. Al di fuori dei casi indicati dal comma 1 dell'articolo precedente, il richiedente può sempre presentare richiesta formale, di cui l'ufficio ricevente è tenuto a rilasciare ricevuta, concordando i tempi di risposta comunque non superiore a 30 giorni decorrenti dalla ricezione della richiesta stessa.
2. La domanda inviata per posta deve essere protocollata e subito inviata al dirigente competente.
3. Il termine del procedimento inizia a decorrere dalla data di presentazione a mano della domanda o dalla data di protocollazione della domanda stessa se inviata a mezzo posta.
ART. 19
Modalità e termini dell'accesso
1. L'esame del documento da parte dell'interessato avviene alla presenza del personale addetto, che vigila sul mantenimento dell'integrità del documento.
2. L'accesso deve essere consentito entro un tempo massimo di dieci giorni lavorativi.
3. Ove la richiesta per posta o per fax sia irregolare o incompleta l'Amministrazione, entro dieci giorni, è tenuta a darne tempestiva comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertare il ricevimento. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.
ART. 20
Accesso mediante riproduzione dell'atto
1. Il responsabile del procedimento o il dirigente detentore dell'atto, documento o provvedimento è tenuto a rilasciare copia se richiesta, col pagamento del costo delle copie, determinato dalla Giunta provinciale se in numero superiore a 20 e dell'imposta di bollo se necessaria.
2. Il responsabile del procedimento di accesso è tenuto, altresì, ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15, ad autenticare copia degli atti richiesti.
ART. 21
Modalità di comunicazione dell'esclusione, limitazione e differimento della richiesta di accesso
1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto in via formale sono motivati dal Responsabile del procedimento di accesso, con riferimento specifico alla normativa vigente ed alla individuazione delle categorie sottratte all'accesso ai sensi dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (vedi nota).
2. Il differimento dell'accesso è disposto, ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 24 comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (vedi nota), o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'Amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento e l'imparzialità dell'azione amministrativa.
3. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la durata.
4. Il rifiuto, la limitazione ed il differimento dell'accesso devono essere motivati dal Responsabile del procedimento e notificati al richiedente.
CAPO III
MODALITÀ DI FACILITAZIONE DELL'ACCESSO
ART. 22
Principi generali delle relazioni con il pubblico
1. Al fine di favorire la partecipazione al procedimento e l'accesso agli atti del procedimento stesso l'Amministrazione è tenuta ad effettuare comunicazioni d'ufficio, a predisporre strumenti idonei di informazione, accoglienza e consulenza agli interessati e a garantire l'effettiva possibilità di accesso per tutto l'orario di apertura degli uffici.
ART. 23
Comunicazione d'ufficio in fase di avvio, in corso ed a conclusione del procedimento
1. L'avvio del procedimento è reso noto mediante comunicazione personale ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti, a coloro la cui partecipazione al procedimento sia prevista da legge o regolamento, nonché ai soggetti individuati o facilmente individuabili, ai quali dal provvedimento possa derivare pregiudizio.
2. La comunicazione dell'avvio al procedimento deve contenere:
- l'oggetto del procedimento promosso
- il termine per la conclusione del procedimento
- l'indicazione dell'Ufficio competente
- il nominativo del Dirigente o del Funzionario Responsabile del procedimento
- l'Ufficio presso il quale è possibile prendere visione degli atti
- l'eventuale diverso addetto incaricato della trattazione del procedimento
- il termine entro il quale gli interessati possono presentare memorie scritte e documenti.
- il riferimento telefonico e di fax.
3. Solo per i soggetti non facilmente individuabili e qualora, per il numero dei destinatari, la comunicazione personale non sia possibile o risulti particolarmente gravosa, o vi siano esigenze di celerità del procedimento, il Responsabile del procedimento, motivando adeguatamente, può disporre, oltre all'affissione all'Albo Pretorio, altre forme di pubblicità indiretta, quali comunicati stampa, avvisi pubblici o altri tipi di comunicazione pubblica, stabiliti di volta in volta dall'Amministrazione e che comunque diano garanzia di raggiungere i soggetti interessati dal provvedimento.
4. L'omissione, il ritardo o l'incompletezza della comunicazione può essere fatta valere, anche nel corso del procedimento, solo dai soggetti che abbiano titolo alla comunicazione medesima, mediante segnalazione scritta al funzionario preposto all'unità organizzativa competente, il quale è tenuto a fornire gli opportuni chiarimenti o ad adottare le misure necessarie, anche ai fini dei termini posti per l'intervento del privato nel procedimento, nel termine di dieci giorni.
5. Ogni provvedimento conclusivo di procedimento, gli atti amministrativi generali e gli atti normativi, nonché qualsiasi altro atto per cui sia disposta per legge o regolamento la piena conoscibilità, sono soggetti a pubblicità.
6. L'Amministrazione provinciale realizza la pubblicità degli atti nelle forme previste dalla legge, mediante pubblicazione all'albo pretorio, nonché in forma telematica in sede di realizzazione del progetto S.CO.PRO. (Servizi di Comunicazione della Provincia).
7. La pubblicità degli atti può essere limitata, in base a precise disposizioni di legge o di regolamento, al fine di salvaguardare la riservatezza dei terzi.
ART. 24
Strutture e strumenti di informazione, accoglienza e consulenza a supporto delle relazioni con il pubblico
1. Entro un anno dall'adozione del presente regolamento, l'Amministrazione s'impegna a condurre a compimento la strutturazione di un Sistema Integrato di Relazioni con il Pubblico affidato a uno o più responsabili, in grado di informare, accogliere, assistere gli interessati ad esercitare il diritto d'accesso. L'obiettivo di facilitare ove possibile il rapporto diretto del pubblico con i responsabili di procedimento potrà essere realizzato da un sistema di presìdi a livello centrale e periferico idonei a canalizzare tale rapporto (dai centralini ai servizi di portineria, agli sportelli telematici, agli uffici più specializzati nelle funzioni di accoglienza e consulenza).
2. Sono pure rivolti a questo scopo la dislocazione di una adeguata segnaletica relativa agli uffici, l'adozione da parte di tutto il personale di un cartellino per l'immediata identificazione di ogni operatore provinciale da parte degli utenti, l'adozione di orari di ufficio e turni compatibili con le esigenze dei destinatari del servizio.
3. Agli utenti sarà, inoltre, garantito anche con periodici fogli informativi o opuscoli su specifiche materie, o destinati a specifici segmenti di utenti, l'informazione circa le modalità di accesso agli atti ed ai provvedimenti amministrativi ogni qualvolta verranno adottati, con gli strumenti sopraelencati od altri che si riterranno più opportuni. A tal fine dovranno essere portate a completamento le applicazioni degli strumenti di semplificazione del linguaggio già in fase di sperimentazione.
4. Gli uffici provinciali sono, inoltre, tenuti a predisporre apposita modulistica e a dare assistenza agli interessati sia in fase di procedimento che di accesso agli atti.
5. Gli utenti interessati al procedimento di accesso possono ricorrere in qualsiasi momento all'aiuto del Difensore Civico della Provincia, il quale potrà rivolgersi direttamente ed informalmente al responsabile del procedimento, esercitando le prerogative di cui all'art. 22 dello Statuto della Provincia di Milano (vedi nota).
6. Il Difensore civico potrà promuovere incontri congiunti tra i funzionari preposti al procedimento ed i cittadini od enti interessati.
7. La Provincia di Milano rende disponibile a tutti i cittadini la consultazione dello Statuto, dei regolamenti dell'Ente, del bilancio dell'esercizio in corso. Dei detti atti e documenti è sempre consentito a tutti i cittadini di ottenere copia, corrispondendo le relative spese.
ART. 25
Rilevazione sulla soddisfazione dell'utenza
1. L'Amministrazione provinciale si impegna a predisporre idonei strumenti per la periodica rilevazione della soddisfazione dell'utenza dei servizi provinciali.
DISPOSIZIONI FINALI
ART. 26
Tabelle allegate
1. Il Consiglio provinciale impegna la Giunta Provinciale a rivedere progressivamente i procedimenti di cui all'allegata tabella, al fine di semplificare i procedimenti ed in particolare ridurre i termini degli stessi, dandone conto al Consiglio Provinciale.
ART. 27
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il 16° giorno dalla seconda pubblicazione all'albo pretorio dopo il visto del Co.Re.Co.
2. E' reso pubblico anche mediante pubblicazione sul B.U.R.L. (Bollettino Ufficiale della Regione Lombardia), ed eventuali ulteriori forme idonee di pubblicità stabilite dalla Provincia.
TITOLO II
IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
CAPO I
DEFINIZIONE DI ACCESSO E DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
» Art. 14 Oggetto del diritto di accesso
» Art. 15 Nozione di documento
» Art. 16 Atti sottratti all'accesso
CAPO II
LEGITTIMAZIONE ALL'ACCESSO
» Art. 17 Titolarità del diritto all'accesso
» Art. 18 Formalizzazione della richiesta
» Art. 19 Modalità e termini dell'accesso
» Art. 20 Accesso mediante riproduzione dell'atto
» Art. 21 Modalità di comunicazione dell'esclusione, limitazione e differimento della richiesta di accesso
CAPO III
MODALITÀ DI FACILITAZIONE DELL'ACCESSO
» Art. 22 Principi generali delle relazioni con il pubblico
» Art. 23 Comunicazione d'ufficio in fase di avvio, in corso ed a conclusione del procedimento
» Art. 24 Strutture e strumenti di informazione, accoglienza e consulenza a supporto delle relazioni con il pubblico
» Art. 25 Rilevazione sulla soddisfazione dell'utenza
DISPOSIZIONI FINALI
» Art. 26 Tabelle allegate
» Art. 27 Entrata in vigore
» NOTE
TITOLO II
IL DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
CAPO I
DEFINIZIONE DI ACCESSO E DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
ART. 14
Oggetto del diritto di accesso
1. L'accesso agli atti, documenti e provvedimenti dell'Amministrazione provinciale consiste nel prendere visione ed eventualmente ottenere copia degli stessi.
2. E' ammesso l'accesso a tutti gli atti, documenti e provvedimenti dell'Amministrazione provinciale ad eccezione di quelli elencati al successivo art. 16).
3. Il diritto di accesso viene esercitato nei confronti dei responsabili dei procedimenti, individuati nella tabella allegata o del dirigente che detiene stabilmente l'atto.
4. Si richiama il dovere dei dipendenti provinciali all'osservanza del segreto d'ufficio.
ART. 15
Nozione di documento
1. Per documento, nei confronti del quale si garantisce l'esercizio del diritto di cui all'articolo precedente, si intende qualsiasi rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di ogni altra specie che riveste il contenuto di atto, anche interno, formato dalla Provincia di Milano, o dalla stessa utilizzato (propedeutico, strumentale, ausiliario ecc.) ai fini dell'attività amministrativa.
2. Sono "provvedimenti adottati" tutti quelli conclusivi di un procedimento, ossia le deliberazioni, le determinazioni, le licenze, le autorizzazioni, i contratti, le ordinanze-ingiunzioni ed in genere tutti gli atti e provvedimenti conclusivi di un procedimento amministrativo che siano produttivi di effetti giuridici.
3. Non sono "provvedimenti adottati" le relazioni, le segnalazioni, i pareri, le denunce, i progetti di opere pubbliche non ancora deliberati e tutti gli atti interni o comunque propedeutici o di base per l'emanazione o l'adozione di un provvedimento conclusivo.
4. I provvedimenti di cui al precedente comma 3 sono comunque soggetti al diritto d'accesso qualora contenuti o richiamati nei documenti di cui al comma 1.
ART. 16
Atti sottratti all'accesso
1. E' precluso l'accesso a documenti espressamente riservati per legge o per altra disposizione normativa vigente ed in particolare della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
2. Sono in ogni caso esclusi dal diritto di accesso:
a. atti relativi ai fascicoli personali, alla salute, a procedimenti disciplinari dei dipendenti. In particolare sono sottratti all'accesso tutti i documenti relativi alla carriera, al trattamento economico, alla vita privata dei dipendenti, ad eccezione dell'informazione circa la qualifica e la struttura di appartenenza, e dei collaboratori professionali anche esterni, aventi, a qualsiasi titolo un rapporto di lavoro con la Provincia, nonché di soggetti estranei all'Amministrazione, membri di organi collegiali e commissioni presso la Provincia; resta salvo il diritto di accesso del dipendente ai documenti che lo interessano direttamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
b. atti inerenti procedimenti amministrativi che riguardano l'attività contrattuale della Provincia, salvo diversa disposizione di legge. In particolare sono sottratti all'accesso i documenti relativi a gare per l'aggiudicazione di lavori e forniture di beni e servizi, che possano pregiudicare la sfera di riservatezza dell'impresa in ordine ai propri interessi professionali, finanziari, industriali e commerciali; per un'adeguata tutela degli interessi richiamati, l'accesso è consentito mediante estratto dei verbali di gara esclusivamente per le notizie riguardanti la stessa impresa richiedente, l'elenco delle ditte invitate e le relative offerte economiche, l'indicazione della ditta aggiudicataria e la motivazione dell'aggiudicazione. Al fine di salvaguardare il corretto ed imparziale svolgimento delle operazioni di gara, l'accesso ai relativi documenti è differito al momento della comunicazione dell'aggiudicazione, salvi i casi di pubblicità per legge degli atti infraprocedimentali;
c. atti preparatori nel caso di formazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione per i quali restano ferme le particolari norme che ne regolano la formazione;
d. atti meramente interni, cioè privi di rilevanza generale, non costituenti presupposti dell'atto né nello stesso espressamente indicati;
e. atti relativi a procedimenti in corso per i quali è necessario salvaguardare esigenze di riservatezza della Provincia, specie nella fase preparatoria del provvedimento, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa;
f. documenti relativi a procedure concorsuali, ad eccezione degli atti, o della parte di essi, che riguardino il concorrente; l'accesso è in ogni caso differito al momento dell'emanazione del formale provvedimento di approvazione degli atti;
g. documenti in possesso dell'Amministrazione o attribuibili all'Amministrazione quale parte in un processo civile, penale, amministrativo e/o fiscale, in relazione allo svolgimento, da parte dei suoi dipendenti, di attività legale o giudiziali, o di altra attività per la quale sia previsto dall'ordinamento il rispetto del segreto professionale;
h. documenti relativi ad atti stipulati dall'Amministrazione secondo la disciplina privatistica, ove ciò sia di pregiudizio agli interessi indicati nell'art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 (vedi nota) e nell'art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 (vedi nota);
i. documenti relativi all'operato di organi e commissioni di studio e controllo dell'attività amministrativa che non vengano acquisiti nel procedimento quali presupposti del provvedimento finale;
j. ogni altro documento comunque in possesso dell'Amministrazione, riguardante la vita privata, la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
k. i verbali delle sedute della Giunta provinciale, mentre sono liberamente consultabili le deliberazioni della Giunta e del Consiglio;
l. resta ferma la facoltà dell'Amministrazione di differire il diritto d'accesso ai documenti secondo quanto previsto dall'art. 21) del presente regolamento
3. Il diritto di accesso risulta, altresì, limitato ai sensi della normativa vigente in materia di diritti d'autore e proprietà intellettuale.
CAPO II
LEGITTIMAZIONE DELL'ACCESSO
ART. 17
Titolarità del diritto all'accesso
1. Chiunque abbia un interesse giuridicamente rilevante alla esibizione di un documento, può richiederlo verbalmente al Responsabile del procedimento, previa identificazione personale ed indicazione degli estremi dell'atto richiesto.
2. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra idonea modalità.
3. Quando l'esibizione immediata del documento comporta aggravio nella speditezza del procedimento o non ricorrono le condizioni indicate nei precedenti commi, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sulla accessibilità del documento, il richiedente è invitato a presentare domanda formale e viene concordato con lo stesso il tempo di risposta comunque non superiore a 30 giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente.
4. La domanda motivata deve fornire indicazioni precise sull' identità del richiedente o di chi lo rappresenta e sul suo indirizzo, sugli estremi del documento oggetto della richiesta e comprovare, se necessario, la sussistenza dell'interesse all'accesso. Deve inoltre specificare il tipo di accesso richiesto (esibizione e/o copia del documento; carta semplice o bollo).
ART. 18
Formalizzazione della richiesta
1. Al di fuori dei casi indicati dal comma 1 dell'articolo precedente, il richiedente può sempre presentare richiesta formale, di cui l'ufficio ricevente è tenuto a rilasciare ricevuta, concordando i tempi di risposta comunque non superiore a 30 giorni decorrenti dalla ricezione della richiesta stessa.
2. La domanda inviata per posta deve essere protocollata e subito inviata al dirigente competente.
3. Il termine del procedimento inizia a decorrere dalla data di presentazione a mano della domanda o dalla data di protocollazione della domanda stessa se inviata a mezzo posta.
ART. 19
Modalità e termini dell'accesso
1. L'esame del documento da parte dell'interessato avviene alla presenza del personale addetto, che vigila sul mantenimento dell'integrità del documento.
2. L'accesso deve essere consentito entro un tempo massimo di dieci giorni lavorativi.
3. Ove la richiesta per posta o per fax sia irregolare o incompleta l'Amministrazione, entro dieci giorni, è tenuta a darne tempestiva comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento od altro mezzo idoneo ad accertare il ricevimento. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.
ART. 20
Accesso mediante riproduzione dell'atto
1. Il responsabile del procedimento o il dirigente detentore dell'atto, documento o provvedimento è tenuto a rilasciare copia se richiesta, col pagamento del costo delle copie, determinato dalla Giunta provinciale se in numero superiore a 20 e dell'imposta di bollo se necessaria.
2. Il responsabile del procedimento di accesso è tenuto, altresì, ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15, ad autenticare copia degli atti richiesti.
ART. 21
Modalità di comunicazione dell'esclusione, limitazione e differimento della richiesta di accesso
1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso richiesto in via formale sono motivati dal Responsabile del procedimento di accesso, con riferimento specifico alla normativa vigente ed alla individuazione delle categorie sottratte all'accesso ai sensi dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (vedi nota).
2. Il differimento dell'accesso è disposto, ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 24 comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241 (vedi nota), o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'Amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento e l'imparzialità dell'azione amministrativa.
3. L'atto che dispone il differimento dell'accesso ne indica la durata.
4. Il rifiuto, la limitazione ed il differimento dell'accesso devono essere motivati dal Responsabile del procedimento e notificati al richiedente.
CAPO III
MODALITÀ DI FACILITAZIONE DELL'ACCESSO
ART. 22
Principi generali delle relazioni con il pubblico
1. Al fine di favorire la partecipazione al procedimento e l'accesso agli atti del procedimento stesso l'Amministrazione è tenuta ad effettuare comunicazioni d'ufficio, a predisporre strumenti idonei di informazione, accoglienza e consulenza agli interessati e a garantire l'effettiva possibilità di accesso per tutto l'orario di apertura degli uffici.
ART. 23
Comunicazione d'ufficio in fase di avvio, in corso ed a conclusione del procedimento
1. L'avvio del procedimento è reso noto mediante comunicazione personale ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti, a coloro la cui partecipazione al procedimento sia prevista da legge o regolamento, nonché ai soggetti individuati o facilmente individuabili, ai quali dal provvedimento possa derivare pregiudizio.
2. La comunicazione dell'avvio al procedimento deve contenere:
- l'oggetto del procedimento promosso
- il termine per la conclusione del procedimento
- l'indicazione dell'Ufficio competente
- il nominativo del Dirigente o del Funzionario Responsabile del procedimento
- l'Ufficio presso il quale è possibile prendere visione degli atti
- l'eventuale diverso addetto incaricato della trattazione del procedimento
- il termine entro il quale gli interessati possono presentare memorie scritte e documenti.
- il riferimento telefonico e di fax.
3. Solo per i soggetti non facilmente individuabili e qualora, per il numero dei destinatari, la comunicazione personale non sia possibile o risulti particolarmente gravosa, o vi siano esigenze di celerità del procedimento, il Responsabile del procedimento, motivando adeguatamente, può disporre, oltre all'affissione all'Albo Pretorio, altre forme di pubblicità indiretta, quali comunicati stampa, avvisi pubblici o altri tipi di comunicazione pubblica, stabiliti di volta in volta dall'Amministrazione e che comunque diano garanzia di raggiungere i soggetti interessati dal provvedimento.
4. L'omissione, il ritardo o l'incompletezza della comunicazione può essere fatta valere, anche nel corso del procedimento, solo dai soggetti che abbiano titolo alla comunicazione medesima, mediante segnalazione scritta al funzionario preposto all'unità organizzativa competente, il quale è tenuto a fornire gli opportuni chiarimenti o ad adottare le misure necessarie, anche ai fini dei termini posti per l'intervento del privato nel procedimento, nel termine di dieci giorni.
5. Ogni provvedimento conclusivo di procedimento, gli atti amministrativi generali e gli atti normativi, nonché qualsiasi altro atto per cui sia disposta per legge o regolamento la piena conoscibilità, sono soggetti a pubblicità.
6. L'Amministrazione provinciale realizza la pubblicità degli atti nelle forme previste dalla legge, mediante pubblicazione all'albo pretorio, nonché in forma telematica in sede di realizzazione del progetto S.CO.PRO. (Servizi di Comunicazione della Provincia).
7. La pubblicità degli atti può essere limitata, in base a precise disposizioni di legge o di regolamento, al fine di salvaguardare la riservatezza dei terzi.
ART. 24
Strutture e strumenti di informazione, accoglienza e consulenza a supporto delle relazioni con il pubblico
1. Entro un anno dall'adozione del presente regolamento, l'Amministrazione s'impegna a condurre a compimento la strutturazione di un Sistema Integrato di Relazioni con il Pubblico affidato a uno o più responsabili, in grado di informare, accogliere, assistere gli interessati ad esercitare il diritto d'accesso. L'obiettivo di facilitare ove possibile il rapporto diretto del pubblico con i responsabili di procedimento potrà essere realizzato da un sistema di presìdi a livello centrale e periferico idonei a canalizzare tale rapporto (dai centralini ai servizi di portineria, agli sportelli telematici, agli uffici più specializzati nelle funzioni di accoglienza e consulenza).
2. Sono pure rivolti a questo scopo la dislocazione di una adeguata segnaletica relativa agli uffici, l'adozione da parte di tutto il personale di un cartellino per l'immediata identificazione di ogni operatore provinciale da parte degli utenti, l'adozione di orari di ufficio e turni compatibili con le esigenze dei destinatari del servizio.
3. Agli utenti sarà, inoltre, garantito anche con periodici fogli informativi o opuscoli su specifiche materie, o destinati a specifici segmenti di utenti, l'informazione circa le modalità di accesso agli atti ed ai provvedimenti amministrativi ogni qualvolta verranno adottati, con gli strumenti sopraelencati od altri che si riterranno più opportuni. A tal fine dovranno essere portate a completamento le applicazioni degli strumenti di semplificazione del linguaggio già in fase di sperimentazione.
4. Gli uffici provinciali sono, inoltre, tenuti a predisporre apposita modulistica e a dare assistenza agli interessati sia in fase di procedimento che di accesso agli atti.
5. Gli utenti interessati al procedimento di accesso possono ricorrere in qualsiasi momento all'aiuto del Difensore Civico della Provincia, il quale potrà rivolgersi direttamente ed informalmente al responsabile del procedimento, esercitando le prerogative di cui all'art. 22 dello Statuto della Provincia di Milano (vedi nota).
6. Il Difensore civico potrà promuovere incontri congiunti tra i funzionari preposti al procedimento ed i cittadini od enti interessati.
7. La Provincia di Milano rende disponibile a tutti i cittadini la consultazione dello Statuto, dei regolamenti dell'Ente, del bilancio dell'esercizio in corso. Dei detti atti e documenti è sempre consentito a tutti i cittadini di ottenere copia, corrispondendo le relative spese.
ART. 25
Rilevazione sulla soddisfazione dell'utenza
1. L'Amministrazione provinciale si impegna a predisporre idonei strumenti per la periodica rilevazione della soddisfazione dell'utenza dei servizi provinciali.
DISPOSIZIONI FINALI
ART. 26
Tabelle allegate
1. Il Consiglio provinciale impegna la Giunta Provinciale a rivedere progressivamente i procedimenti di cui all'allegata tabella, al fine di semplificare i procedimenti ed in particolare ridurre i termini degli stessi, dandone conto al Consiglio Provinciale.
ART. 27
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il 16° giorno dalla seconda pubblicazione all'albo pretorio dopo il visto del Co.Re.Co.
2. E' reso pubblico anche mediante pubblicazione sul B.U.R.L. (Bollettino Ufficiale della Regione Lombardia), ed eventuali ulteriori forme idonee di pubblicità stabilite dalla Provincia.