Regolamento per il funzionamento dell'osservatorio per la trasparenza e il controllo
Regolamento per il funzionamento dell'osservatorio per la trasparenza e il controllo
Approvato con deliberazione della Giunta Provinciale n.158/2011, atti n.82167/1.20/2011/1
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CAPO I – COSTITUZIONE, FUNZIONI E ATTIVITA’
art. 1 – Oggetto del regolamento ed ambito di attività
art. 2 – Definizione e composizione
art. 3 - Nomina, durata, cessazione e revoca
art. 4 – Requisiti
art. 5 - Convocazione e funzionamento
art. 6 – Validità delle riunioni
art. 7 – Strutture di supporto
art. 8 – Attività dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo
CAPO II – FUNZIONI ISPETTIVE
art. 9 – Attività ispettive
art. 10 – Iniziativa del processo ispettivo
art. 11 – Modalità di svolgimento dell’attività ispettiva
art. 12 – Doveri e responsabilità dei soggetti interessati
art. 13 – Conclusione dell’attività ispettiva
CAPO III – COLLEGAMENTO DELL’OSSERVATORIO CON GLI ALTRI SOGGETTI DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI
art. 14 – Sistema dei controlli interni della Provincia di Milano
CAPO IV – CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO DEI COMPONENTI DELL’ OSSERVATORIO
art. 15 – Principi generali
art. 16 – Principi di comportamento
CAPO V – NORME TRANSITORIE E FINALI
art. 17
Art. 18
Art. 19
Art. 20
CAPO I – COSTITUZIONE, FUNZIONI E ATTIVITA’
art. 1
Oggetto del regolamento ed ambito di attività
1. Il presente regolamento detta la disciplina relativa alla costituzione, alle finalità ed alle modalità operative dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo della Provincia di Milano.
2. L’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo svolge la propria attività secondo le norme previste dal presente Regolamento, nel rispetto ed entro i limiti fissati dalla Legge e dallo Statuto della Provincia di Milano.
3. L’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo opera nell’ambito del Sistema dei controlli interni della Provincia di Milano raccordandosi con gli altri soggetti del sistema.
4. I componenti dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo e le professionalità, interne od esterne, di cui può avvalersi ai sensi del successivo articolo 2, sono tenuti al vincolo della segretezza ed al rispetto delle norme riportate nel successivo Capo IV – Codice etico e di comportamento dei componenti dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo.
5. L’Osservatorio è organismo preposto a garantire il migliore orientamento di legalità e di autotutela in favore del Presidente, della Giunta e delle Direzioni dell'Ente, anche attraverso un controllo a campione degli atti dirigenziali nonché provvedendo ad analisi preventive di tematiche e problematiche di ordine generale in favore di ogni altro organo dell'Ente e nei confronti anche di Società e enti partecipati in via diretta e indiretta.
6. I risultati del lavoro dell'Osservatorio saranno oggetto di relazioni quadrimestrali.
art. 2
Definizione e composizione
1. L’Osservatorio è un organo collegiale ed è composto da massimo 6 componenti di cui non più di cinque esterni e il Segretario Generale quale componente di diritto.
2. L’Osservatorio può essere integrato, per casi specifici, su indicazione dal Presidente, da altri funzionari interni o da professionalità esterne.
3. I componenti dell’Osservatorio possono operare anche singolarmente, le decisioni sono assunte collegialmente.
art. 3
Nomina, durata, cessazione e revoca
1. I componenti dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo sono nominati dal Presidente della Provincia di Milano per un periodo di tre anni, possono essere rinnovati una sola volta.
2. Il Presidente dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo è nominato dal Presidente della Provincia di Milano tra i suoi componenti esterni.
3. L’individuazione dei componenti dell’Osservatorio avviene a seguito di chiamata diretta o con bando da rendersi pubblico con mezzi idonei.
4. In caso di sostituzione di un componente la durata dell’incarico non può eccedere la scadenza del termine triennale, calcolata a decorrere dalla nomina dell’intero Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo.
5. I componenti dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo sono revocabili per inadempienza dell’incarico e cessano per:
• scadenza dell’incarico;
• dimissioni volontarie;
• impossibilità, derivante da qualsivoglia causa, a svolgere l’incarico per un periodo di tempo superiore a 90 giorni;
6. Il compenso annuo, comprensivo di ogni spesa comunque denominata, è determinato dal Presidente della Provincia di Milano nell’atto di nomina.
1. I componenti esterni dell’Osservatorio sono individuati tra eminenti personalità di elevato livello, esperti in area giuridico, amministrativo, legale, contabile, fiscale, di controllo economico e finanziario con pluriennale esperienza maturata anche nel contrasto alla criminalità organizzata. I suddetti componenti potranno essere esperti di tecniche di controllo in enti pubblici o privati, con competenze di audit e di gestione del rischio, di sistemi di corporate governance e di controllo di gestione.
art. 5
Convocazione e funzionamento
1. L’Osservatorio per la Trasparenza e Controllo si riunisce almeno una volta al mese, nella sede legale della Provincia di Milano che garantisce la disponibilità di locali e strumenti idonei allo svolgimento dell’attività.
2. Il Presidente convoca le riunioni almeno cinque giorni prima della data stabilita. La convocazione è comunicata ai componenti per via telematica, all’indirizzo di posta elettronica dai medesimi indicato. Le riunioni possono essere convocate anche dal Segretario Generale.
3. Il Presidente stabilisce l’ordine del giorno, anche sulla base del Programma annuale di cui all’art. 8 comma 3 e delle indicazioni dei componenti. Durante le riunioni, se nessuno dei partecipanti si oppone, possono essere esaminati, su proposta del Presidente, anche argomenti urgenti non inseriti all’ordine del giorno.
4. Il Presidente può convocare per motivi d’urgenza l'Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo con richiesta scritta e motivata seguendo le modalità di cui al comma 2.
art. 6
Validità delle riunioni
1. Le sedute dell'Osservatorio non sono pubbliche e si svolgono di norma presso la sede della Provincia di Milano.
2. L'Osservatorio è validamente costituito alla presenza di almeno due dei suoi componenti esterni e del Segretario Generale.
3. Per assicurare la più ampia partecipazione alle sedute dell’Osservatorio, è ammessa la possibilità che le riunioni dell’organismo si tengano tramite teleconferenza o videoconferenza, a condizione che tutti componenti possano essere identificati e che sia loro consentito seguire la discussione ed intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti affrontati. In presenza di questi requisiti, l’Osservatorio si considererà tenuto nel luogo in cui si trova il Segretario Generale.
4. L’Osservatorio decide a maggioranza dei votanti e le decisioni sono riportate all’interno del verbale della riunione.
5. Nell'espletamento della funzione consultiva l'Osservatorio procederà anche in regime di collegialità imperfetta ove l'esigenza di immediatezza lo richieda.
6. Nella fase istruttoria ciascun componente ha diritto di accesso agli atti di competenza dell’Osservatorio.
7. Alle riunioni possono essere invitati i Dirigenti della Provincia di Milano e degli Enti e Società a partecipazione diretta o indiretta nonché tutti coloro che hanno competenza nelle pratiche trattate, in relazione a problematiche che necessitino, per la loro particolare importanza, di approfondimenti e di maggiore completezza di conoscenza.
8. Ogni verbale dell'Osservatorio viene sottoscritto dai componenti presenti alla seduta e rimane a disposizione insieme agli atti esaminati a disposizione presso le struttura di cui all’art. 7.
1. L’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo, per lo svolgimento delle proprie funzioni, si avvale:
a) di una struttura costituita nell’ambito della Segreteria Generale che fornisce supporto operativo e di segreteria amministrativa, composta da personale individuato dal Segretario Generale che provvede alla nomina del coordinatore tra i dirigenti o i titolari di posizione di responsabilità dell’ente;
b) di una struttura costituita della Direzione Generale che fornisce supporto operativo e di segreteria amministrativa nell’ambito della funzione ispettiva di cui al Capo II del presente regolamento, composta da personale individuato dal Direttore Generale che provvede alla nomina del coordinatore tra i dirigenti o i titolari di posizione di responsabilità dell’ente.
2. La dotazione organica di tali strutture è definita dal Direttore Generale.
3. Per verifiche particolarmente complesse il Presidente dell’Osservatorio può chiedere al Direttore Generale l’assegnazione temporanea, in soprannumero, di personale dell’ente avente specifica specializzazione o competenza.
art. 8
Attività dell’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo
1. L’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo dovrà provvedere a vigilare sulle procedure di progettazione, affidamento ed esecuzione di opere pubbliche, segnalazione di disfunzione, inosservanze e inadempienze nella conduzione di opere pubbliche anche con riferimento alla economicità delle stesse.
2. L’Osservatorio in particolare:
a. adotta misure di semplificazione e trasparenza dell’attività amministrativa con particolare riguardo agli appalti;
b. fornisce chiarimenti interpretativi e indicazioni applicative sulla continua evoluzione della legislazione con particolar riferimento alla materia di appalti;
c. risponde, altresì, ai diversi quesiti avanzati dalle Direzioni di Area, che perverranno attraverso la Segreteria Generale, fatte salve le competenze dell’Avvocatura provinciale;
d. analizza atti e provvedimenti amministrativi dirigenziali tenendo presente, per gli affidamenti, gli importi di valore superiore a euro 100.000,00 anche con la tecnica del campionamento;
e. cura la redazione del “Foglio normativo giurisprudenziale” quale raccolta di norme e di pareri ritenuti più importanti ai fini dell’applicazione pratica dei dispositivi di legge nonché delle massime giurisprudenziali (Consiglio di Stato, TAR Lombardia, Milano e Sezione staccata di Brescia, Corte dei Conti, Autorità di Vigilanza per i Lavori Pubblici), su istituti e criticità d’interesse per la P.A.;
f. volge la propria attività non solo in favore degli organi della Provincia di Milano ma anche delle Società e degli Enti partecipati in via diretta e indiretta.
3. L’Osservatorio svolge inoltre attività ispettiva di cui al successivo CAPO II.
4. Il Presidente della Provincia di Milano può definire un programma annuale di attività.
5. Il Direttore Generale e il Segretario Generale periodicamente riferiscono al Presidente e alla Giunta in merito all’attività svolta dall’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo.
CAPO II – FUNZIONI ISPETTIVE
1. L’Osservatorio svolge le seguenti attività ispettive:
a) accerta, a seguito di denunce o segnalazioni da parte di utenti esterni e/o interni, i disservizi e le disfunzioni operative delle singole strutture organizzative dell’ente;
b) verifica, in via generale, la corretta applicazione della legge e dei regolamenti interni;
c) verifica l’adeguatezza e l’aderenza dei processi e delle strutture dell’Ente alle disposizioni/procedure interne, con particolare riferimento alle Direttive del Direttore Generale ed alle decisioni assunte dal Comitato di Direzione;
d) avanza proposte per l’impostazione di un sistema di “gestione dei rischi” per Aree determinate dell’Ente e può collaborare nell’attività di implementazione;
e) verifica la corretta gestione delle risorse assegnate ai Dirigenti dell’Ente;
f) collabora con le strutture interne di Controllo di gestione e Controllo Strategico, nonché con l’Organismo Indipendente di Valutazione, nell’attività di verifica dei livelli di conseguimento degli obiettivi assegnati dalla Giunta;
g) verifica l’imparzialità, la correttezza e la legittimità dei procedimenti di competenza;
h) controlla e rileva carenze e/o disfunzioni operative delle strutture dell’Ente;
i) avanza proposte finalizzate alla prevenzione di comportamenti illegittimi che possono comportare responsabilità di tipo amministrativo, contabile, civile e penale, nonché danni all’immagine dell’ente;
j) fornisce valutazioni e raccomandazioni per conseguire miglioramenti nei livelli di efficienza ed efficacia dei processi aziendali;
k) può promuovere autonomi interventi nelle materie di competenza con decisioni adottate a maggioranza dei suoi componenti.
2. Oltre alle materie di cui al comma precedente possono essere affidati dal Presidente della Provincia di Milano accertamenti in altri ambiti specifici.
3. L’attività ispettiva può essere svolta anche presso Enti, Società o organismi esterni partecipati in via diretta e indiretta.
4. Il Presidente della Provincia di Milano può definire un programma annuale di attività ispettiva.
art. 10
Iniziativa del processo ispettivo
1. Ogni procedimento ispettivo è avviato, su diretta indicazione del Presidente, dal Direttore Generale, che ne definisce gli ambiti e le modalità.
2. I procedimenti ispettivi devono essere concordati preventivamente con il Direttore Generale.
art. 11
Modalità di svolgimento dell’attività ispettiva
1. Prima di procedere all’attività di controllo/verifica relativa ad unità organizzative o singoli dipendenti il Direttore Generale è tenuto ad informare il responsabile della struttura sottoposta ad accertamento in ordine ai tempi ed alle modalità di attuazione delle operazioni da espletare.
2. Il Direttore della struttura organizzativa interessata può essere coinvolto nelle operazioni di accertamento effettuate dall’Osservatorio.
3. I componenti dell’Osservatorio, singolarmente o collegialmente, possono:
a) accedere a tutti gli atti e documenti dell’Ente e rivolgersi, con le modalità definite al comma 1, ad ogni ufficio per acquisire informazioni;
b) sentire personale dell’Ente o esterno qualora possano portare notizie utili all’indagine;
c) chiedere la collaborazione di servizi ispettivi di altri enti e aziende o di strutture analoghe;
d) chiedere la collaborazione dei Responsabili degli altri servizi istituiti nell’ambito del Sistema dei controlli interni;
e) chiedere pareri o audizioni all’Organismo Indipendente di Valutazione.
art. 12
Doveri e responsabilità dei soggetti interessati
1. Il responsabile della struttura sottoposta ad accertamento, previamente informato secondo quanto stabilito al precedente art. 11, comma 1, è tenuto ad esibire ai componenti dell’Osservatorio o al personale da questi indicato documenti e memorie scritte.
2. Gli atti non immediatamente disponibili devono essere consegnati all’Osservatorio entro il termine massimo di cinque giorni lavorativi o in casi specifici entro il termine diverso fissato dall’Osservatorio.
3. Nessuna limitazione, diniego o differimento del diritto di accesso può essere opposta all’Osservatorio per gli atti dell’Amministrazione.
4. La mancata collaborazione di cui ai commi precedenti è segnalata al Direttore Generale il quale valuterà il profilo di responsabilità disciplinare; il diniego di esibizione di documenti od ogni altro comportamento non collaborativo dovrà essere riportato nel verbale conclusivo delle operazioni ispettive di cui al successivo art. 13 - comma 2.
art. 13
Conclusione dell’attività ispettiva
1. Il procedimento ispettivo deve concludersi entro 20 giorni dalla data di comunicazione di avvio di cui all’art. 11, comma 1, salvo proroga di ulteriori 20 giorni disposta per particolari motivi dal Direttore Generale su diretta indicazione del Presidente della Provincia.
2. Dell’esito del procedimento ispettivo deve essere redatto un verbale conclusivo nel quale vengono sinteticamente descritte le operazioni compiute e la valutazione dell’attività, procedimento o fenomeno aziendale comunque denominato oggetto di accertamento.
3. Nell’ipotesi in cui l’attività ispettiva accerti la piena regolarità dell’oggetto di indagine ne verrà dato conto nel verbale conclusivo.
4. Nei casi in cui vengano accertati risultati gestionali negativi imputabili a negligenza, incapacità professionale e/o gestionale, azioni od omissioni gravi che comportano o hanno comportato danni per l’amministrazione o per gli utenti, incluso il danno di immagine, l’Osservatorio, dandone conto nel verbale, informa il Direttore Generale il quale trasmette al Presidente una proposta di provvedimenti conseguenti.
5. Nei casi di accertamento di responsabilità erariale e/o penale, per il tramite del Direttore Generale, ne sarà data notizia anche ai Revisori dei Conti, alla Procura della Repubblica e alla Sezione Regionale della Corte dei Conti.
6. Entro il termine dell’esercizio l’Osservatorio trasmette all’Organismo Indipendente di Valutazione i risultati dell’attività svolta inerenti l’operato dei Dirigenti.
CAPO III – COLLEGAMENTO DELL’OSSERVATORIO CON GLI ALTRI SOGGETTI DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI
art. 14
Sistema dei controlli interni della Provincia di Milano
1. Il Sistema dei controlli interni della Provincia di Milano è articolato in:
a) controllo strategico: finalizzato a valutare l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti;
b) controllo di gestione: finalizzato a verificare l’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa ed ottimizzare il rapporto tra costi e risultati;
c) controllo di regolarità amministrativa: finalizzato a garantire la legittimità, regolarità e correttezza dell’azione amministrativa;
d) controllo contabile: finalizzato a garantire la regolarità contabile degli atti attraverso gli strumenti del visto e del parere di regolarità contabile e, attraverso il controllo costante e concomitante, gli equilibri generali di bilancio;
e) valutazione della dirigenza: finalizzato a valutare le prestazioni del personale con qualifica dirigenziale e la sua competenza organizzativa e gestionale.
2. I soggetti a vario titolo responsabili o a supporto, a livello gestionale, del sistema dei controlli delineato al comma 1 sono rispettivamente:
a) l’Organismo Indipendente di Valutazione ed il Settore Programmazione e controllo;
b) l’Organismo Indipendente di Valutazione ed il Settore Programmazione e controllo;
c) – i singoli Dirigenti, che si avvalgono del supporto dei referenti del controllo di regolarità amministrativa istituiti presso ciascuna Direzione Apicale; - il Collegio dei Revisori; - l’Osservatorio per la Trasparenza ed il Controllo;
d) il Responsabile del Servizio finanziario; - il Collegio dei Revisori;
e) l’Organismo Indipendente di Valutazione ed il Settore Programmazione e controllo.
CAPO IV – CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO DEI COMPONENTI DELL’ OSSERVATORIO
1. I componenti dell’Osservatorio per la Trasparenza e Controllo, ed il personale ad essi di supporto, hanno come riferimento i seguenti principi e valori generali:
a) legalità: nello svolgimento della propria attività agiscono nel rispetto della normativa vigente e delle disposizioni del presente regolamento;
b) riservatezza: assicurano la riservatezza delle informazioni e dei dati acquisiti, non utilizzano le informazioni per scopi personali;
c) correttezza: i rapporti con i soggetti ispezionati sono improntati a criteri di correttezza, collaborazione, lealtà e rispetto dell’interlocutore;
d) indipendenza: esercitano le proprie funzioni in posizione di indipendenza rispetto al soggetto verificato e sono tenuti a segnalare al Direttore Generale l’esistenza di circostanze in grado di compromettere l’indipendenza stessa;
e) qualità: informano la propria attività al principio dell’eccellenza qualitativa delle prestazioni rese, anche mediante il costante aggiornamento professionale ed il continuo perfezionamento delle metodologie di indagine.
art. 16
Principi di comportamento
1. Lo svolgimento dell’attività di verifica deve essere sobrio e misurato e deve essere improntato all’insegna della cortesia, della collaborazione e della riservatezza, non sono ammessi atteggiamenti prevaricatori e/o di arroganza.
2. Eventuali ampliamenti di indagine devono essere concordati con il Direttore Generale.
3. In caso di mancata consegna o di rifiuto a consegnare documenti da parte del soggetto sottoposto ad accertamento si dovrà procedere a segnalazione al Direttore Generale. I componenti dell’Osservatorio non hanno il potere di impartire ordini di servizio o di qualsivoglia natura ai soggetti sottoposti ad accertamento.
4. Ove nell’attività di accertamento fosse necessario acquisire dichiarazioni rese dagli interlocutori esse dovranno essere verbalizzate.
5. Nella predisposizione del referto ci si deve limitare alla rappresentazione oggettiva dei fatti rilevati, evidenziando le illegittimità e le criticità rilevate, adeguatamente argomentate, astenendosi dal formulare valutazioni o giudizi inerenti alla psicologia dei soggetti sottoposti ad accertamento, sia con riferimento al dolo sia alla colpa.
6. Nell’ipotesi di accertamenti che comportino la configurazione di danno erariale si dovrà dare evidenza di ogni elemento utile ad identificare e delimitare i fatti, con la specifica indicazione del nesso causale tra la condotta dell’agente e l’evento, procedendo, ove possibile, anche alla quantificazione del pregiudizio verificatosi.
7. Il verbale finale deve essere privo di qualificazioni comportamentali e personali sui soggetti sottoposti ad accertamento.
CAPO V – NORME TRANSITORIE E FINALI
art. 17
Il presente regolamento sarà portato a conoscenza di tutto il personale dipendente attraverso i mezzi di comunicazione dell’Ente e inoltrato agli Enti, alle Società e agli organismi esterni partecipati in via diretta e indiretta dalla Provincia di Milano.
Copia del presente regolamento sarà pubblicato nel sito internet della Provincia di Milano.
Sono abrogate tutte le disposizioni che risultino incompatibili e in contrasto con il presente Regolamento.
Il presente Regolamento entra in vigore il giorno dell’avvenuta esecutività della deliberazione di approvazione.